Een chauffeur die twintig minuten aan de laadkade staat, heeft andere informatie nodig dan een onderaannemer die hier drie weken sloopwerk komt doen. Geeft u hun allebei dezelfde instructie van twintig minuten, dan luistert de eerste niet en mist de tweede de helft. Een goede veiligheidsinstructie voor bezoekers ziet er anders uit dan die voor chauffeurs of aannemers. Hieronder staat per doelgroep wat erin hoort.
Waarom één instructie voor iedereen niet werkt
Een instructie die alles voor iedereen wil afdekken, wordt lang. En lang is net wat mensen doet afhaken. Het Nederlandse RIVM sprak voor zijn onderzoek naar poortinstructies met twaalf veiligheidsprofessionals. Daaruit bleek dat overlap en herhaling ontstaan door de stapeling van sectorinstructies, bedrijfsinstructies en locatiespecifieke instructies, bovenop opleidingen zoals VCA. Ervaren mensen die bij veel bedrijven over de vloer komen, ervaren het daardoor als een verplicht nummer. Eén van de geïnterviewden vatte de tijdsinvestering samen als: “Dus een klein half uur ben je zo kwijt.”
Tegelijk benadrukten alle geïnterviewden dat de lokale informatie in elk geval essentieel blijft. Daar ligt de uitweg: hou het algemene deel kort en gebruik de tijd waar ze telt, bij wat op dít terrein anders is.
Bezoekers onder begeleiding
Een bezoeker die van de parking naar de vergaderzaal stapt met iemand naast zich, heeft geen werkvergunningen nodig. Wat hij wél moet weten:
- Waar hij mag lopen en waar niet, en dat hij bij zijn begeleider blijft.
- Welke PBM hij draagt en vanaf waar.
- Hoe het alarm klinkt en waar het verzamelpunt ligt.
- Dat hij incidenten meldt bij zijn begeleider.
Twee minuten volstaat. Loopt de bezoeker wel alleen rond, dan valt hij onder de categorie aannemers.
Chauffeurs en leveranciers
De groep die het kortst aanwezig is en vaak het meeste risico loopt: ze staan tussen rijdend materieel, kennen het terrein niet en hebben haast. Hun instructie gaat over bewegen, niet over werken:
- De rijroute naar de losplaats, en waar ze mogen wachten.
- Waar ze de cabine mogen verlaten en waar niet, en waar de veilige wachtplaats is tijdens het lossen.
- Snelheid, voorrang en de dode hoeken van heftrucks.
- De PBM bij het verlaten van de cabine, meestal fluovest en veiligheidsschoenen.
- Bij wie ze terechtkunnen en op welk nummer.
Taal is hier het grootste knelpunt: een flink deel van het internationale transport leest geen Nederlands. Hoe u dat oplost, staat in het artikel over meertalige poortinstructies.
Aannemers die zelfstandig werken
Deze groep krijgt de volledige instructie: alle zeven onderwerpen uit de checklist, aangevuld met de risico’s van het werk dat zij komen uitvoeren. Denk aan de werkvergunningen die hier gelden, de procedure bij werken op hoogte of in een besloten ruimte, en de afspraken over afbakening en opruimen op het einde van de dag.
Hier hoort ook de controle bij: welke attesten en keuringen u wilt zien, en wanneer. Zeg dat vooraf, zodat niemand aan de poort wordt teruggestuurd nadat hij twee uur heeft gereden.
Wie krijgt wat?
Per doelgroep een eigen route
Drie aparte documenten onderhouden is vragen om versieverschillen: na een half jaar klopt het verzamelpunt nog in twee van de drie. Houd daarom de gedeelde kern (huisregels, noodprocedure, verzamelpunt) in alle instructies gelijk en laat alleen het middenstuk per doelgroep verschillen.
Met E-lia maakt u per doelgroep een eigen QR-code met een eigen instructie, bijvoorbeeld één aan de poort voor aannemers en één aan het onthaal voor bezoekers. Per instructie legt u eigen toetsvragen vast, en in uw dashboard ziet u per persoon welke instructie doorlopen is. Wat u daarvan moet bijhouden, leest u in het artikel over registreren en aantonen.
Wat een poortinstructie precies is en wanneer ze verplicht is, leest u in het basisartikel. Meer over de aanpak op de pagina over poortinstructies.
Bron: RIVM, Poortinstructies: inzichten van professionals.
Per doelgroep een eigen instructie?
Per doelgroep een eigen QR-code en instructie, en per persoon zichtbaar wie wat doorlopen heeft.
