Een poortinstructie is de korte veiligheidsinstructie die iedereen krijgt voor hij uw werf of bedrijfsterrein betreedt. Ze zegt welke regels er gelden, welke risico’s er zijn en wat er moet gebeuren als er iets misloopt. In België is dat geen losse gewoonte: in een vaste inrichting, zoals een fabriek, terminal of bedrijfsterrein, verplicht de welzijnswet u om de werknemers van uw aannemers een specifiek onthaal te geven. Op een bouwwerf gelden eigen regels voor tijdelijke of mobiele bouwplaatsen.
Wat is een poortinstructie?
Een poortinstructie, bij ons even vaak onthaalinstructie of terreininstructie genoemd, krijgt iedereen die de werf of het bedrijfsterrein op gaat. Het opzet is eenvoudig: niemand loopt hier rond zonder te weten wat gevaarlijk is en wat er van hem verwacht wordt.
Ze staat los van vorming en attesten. Een VCA-attest zegt iets over algemene veiligheidskennis; een poortinstructie gaat over deze werf. Over dít verkeersplan, dít verzamelpunt, déze contactpersoon. Het ene vervangt het andere niet.
Voor wie geldt een poortinstructie?
Voor iedereen die de poort door gaat, al hoeft niet iedereen dezelfde versie te krijgen:
- Uw eigen werknemers. Bij indiensttreding, en opnieuw zodra de toestand op de werf verandert.
- Aannemers en onderaannemers. Zij kennen hun stiel, maar niet uw inrichting. Net daar loopt het het vaakst mis.
- Chauffeurs en leveranciers. Dikwijls amper tien minuten ter plaatse, en meestal vlak bij rijdend materieel. Een korte versie volstaat, overslaan niet.
- Uitzendkrachten. Voor hen geldt hetzelfde onthaal als voor uw vaste medewerkers.
- Bezoekers. Onder begeleiding kan het kort. Lopen ze alleen rond, dan krijgen ze dezelfde instructie als een aannemer. Welke versie bij welke groep hoort, leest u in het artikel over doelgroepen.
Wat staat erin?
De kern blijft telkens dezelfde: de huisregels, de verplichte PBM, het verkeer en de rijroutes op het terrein, de risico’s die hier specifiek spelen, hoe u een incident meldt, de noodprocedure met het verzamelpunt, en bij wie men terechtkan. Welke onderwerpen er precies in horen en hoe u ze kort houdt, staat in de checklist om een poortinstructie op te stellen.
Is een poortinstructie verplicht?
Het woord “poortinstructie” staat nergens in de wetgeving. De verplichting erachter wel, en ze is behoorlijk concreet.
Werken met derden
De wet van 4 augustus 1996 betreffende het welzijn van de werknemers regelt het werken met derden in de artikelen 8 tot 12. Artikel 9, §1 legt een reeks verplichtingen bij u als werkgever in wiens inrichting aannemers komen werken. U moet die aannemers inlichten over de risico’s in uw inrichting en over de preventiemaatregelen, hen informeren over eerste hulp, brandbestrijding en evacuatie, nagaan of hun werknemers de passende vorming en instructies hebben gekregen, en een specifiek onthaal van die werknemers organiseren. Dat laatste is precies wat een poortinstructie doet.
Artikel 10 legt de keerzijde bij de aannemer: die moet de informatie over de risico’s en de preventiemaatregelen doorgeven aan zijn eigen werknemers en onderaannemers, en moet u op zijn beurt inlichten over de risico’s van zijn werkzaamheden. Hoe die verantwoordelijkheden precies verdeeld zitten, komt aan bod in het artikel over werken met derden.
Let op bij een bouwwerf. Volgens artikel 13 van dezelfde wet gelden de artikelen 8 tot 12 niet voor tijdelijke of mobiele bouwplaatsen. Op een bouwwerf geldt de regeling uit het KB van 25 januari 2001, met onder meer een veiligheidscoördinator. Werken met derden is dus vooral het kader voor een vaste inrichting, zoals een fabriek, terminal of bedrijfsterrein.
Het onthaal van uw eigen werknemers
Voor uw eigen mensen staat het onthaal in de codex over het welzijn op het werk, boek I, titel 2 (artikelen I.2-15 tot I.2-21). Het onthaal gebeurt door u of door een aangeduid lid van de hiërarchische lijn. Wie het onthaal gaf, ondertekent een document waaruit blijkt dat de nodige inlichtingen en instructies zijn gegeven. In de praktijk is dat ondertekende document uw bewijsstuk.
Papier, film of digitaal?
De vorm ligt niet vast. Een map bij de portier, een film in het onthaallokaal, een portaal dat men vooraf doorloopt of een instructie op de eigen gsm: het mag allemaal, zolang u kunt aantonen dat de instructie gegeven en begrepen is. Waar elke vorm sterk en zwak in is, zet het overzicht van digitale poortinstructies op een rij.
Zonder aanschuiven aan de poort
Het knelpunt is zelden de inhoud, wel de doorstroming. Een chauffeur die om half zeven ’s morgens een kwartier in het onthaallokaal zit, kost u allebei tijd. En op drukke dagen wordt de instructie dan overgeslagen, net omdat het niet uitkomt.
Met E-lia scant iemand een QR-code aan de poort, doorloopt hij de instructie via WhatsApp of e-mail op zijn eigen gsm, en gaat de poort pas open zodra hij ze heeft afgerond. De registratie staat meteen in uw dashboard: wie, wanneer, welke versie. Jan De Nul pakt het zo aan, op werven waar de groep elke dag anders is samengesteld.
Meer over die werkwijze leest u op de pagina over poortinstructies.
Bronnen: FOD WASO, Werken met derden en de wet van 4 augustus 1996, artikelen 8 tot 12.
Poortinstructie zonder aanschuiven?
QR scannen, instructie op de eigen gsm, en pas daarna de poort door. Alles geregistreerd.
