Digitale poortinstructie: video, online of via WhatsApp?

Papier, een film in het onthaallokaal, een portaal dat men vooraf doorloopt of een instructie via WhatsApp: voor een poortinstructie kiest u zelf de vorm. Het verschil zit vooral in hoe lang iemand aan de poort staat, of u van taal kunt wisselen, en wat u nadien kunt aantonen. Hieronder staan de vier naast elkaar. Wat een poortinstructie is en wanneer ze verplicht is, leest u in het basisartikel.

De vier vormen

Papier en uitleg aan het onthaal

Een map of formulier bij de portier, meestal met een korte mondelinge toelichting en een handtekening. Goedkoop en onmiddellijk inzetbaar. Maar het kost de portier tijd per bezoeker, de uitleg valt elke keer wat anders uit, en u blijft achter met een stapel papier waarin u bij een audit moet gaan zoeken.

Een film in het onthaallokaal

Een film van vijf tot vijftien minuten op een scherm bij de ingang. Iedereen krijgt hetzelfde verhaal, en beeld werkt beter dan tekst voor wie moeilijk leest. Het nadeel: er staat één scherm, dus bij drie vrachtwagens tegelijk schuift het aan. Een aanpassing betekent opnieuw filmen, en of er echt gekeken is, weet u niet.

Een portaal vooraf

De bezoeker krijgt een link en doorloopt de instructie voor hij vertrekt. Aan de poort is hij dan in orde. Dat werkt goed bij geplande bezoeken en langlopende werven. De drempel zit in het aanmelden: een account aanmaken of een app installeren is veel gevraagd van een chauffeur die hier één keer komt, en dan staat hij alsnog aan het onthaal.

Via WhatsApp op de eigen gsm

Een QR-code aan de poort of een link vooraf, waarna de instructie binnenkomt in een app die iedereen al heeft staan. Geen account, geen installatie. De toets hangt eraan vast en de registratie ontstaat vanzelf. Voorwaarde is wel dat men een gsm bijheeft en bereik heeft op de plaats waar gescand wordt. Wie geen WhatsApp gebruikt, kan dezelfde instructie via e-mail of een webchat in de browser doorlopen.

Waar let u op?

• Wachttijd aan de poort. Hoeveel mensen kunnen tegelijk aan de instructie beginnen? Bij één scherm of één balie is dat er één.
• Taal. Werkt u met Poolse, Roemeense of Portugese ploegen, dan moet de instructie mee kunnen. Een instructie die niet begrepen is, is geen instructie.
• Toetsing. Kunt u nagaan of de boodschap is aangekomen, of registreert u enkel aanwezigheid?
• Registratie. Kunt u binnen enkele minuten tonen wie wanneer welke versie kreeg? Meer daarover in het artikel over registreren en aantonen.
• Actueel houden. Wat kost het om één regel te wijzigen? Bij een film is dat een opnamedag, bij tekst enkele minuten.
• Kostprijs. Reken niet enkel de licentie mee, maar ook de tijd aan het onthaal en de wachttijd van de chauffeurs.
• Privacy. Waar komen de gegevens terecht, wie kan erbij en hoe lang worden ze bewaard? Vraag elke aanbieder om een verwerkersovereenkomst. Hoe E-lia daarmee omgaat, leest u in het artikel over privacy en dataveiligheid.

Vorm	Wachttijd	Taal	Toetsing en registratie	Actueel houden	Kostprijs
Papier aan het onthaal	Hoog op drukke momenten; elke persoon vraagt begeleiding	Enkel als u per taal een versie laat drukken	Handtekening, geen toets; papieren archief	Snel aan te passen, maar oude versies blijven circuleren	Weinig materiaal, wel veel tijd aan het onthaal
Film in het onthaallokaal	Hoog; één scherm betekent aanschuiven	Per taal een aparte montage	Geen zekerheid dat er gekeken is	Wijzigen betekent opnieuw opnemen	Productie per taal, en opnieuw bij elke aanpassing
Portaal vooraf	Laag, op voorwaarde dat het vooraf gebeurt	Meestal meertalig in te richten	Toets en registratie mogelijk	Centraal aan te passen	Licentie plus beheer van accounts
WhatsApp op de eigen gsm	Laag; iedereen tegelijk, geen scherm nodig	Per ontvanger een andere taal mogelijk	Toets en registratie per persoon	Centraal aan te passen, meteen actief	Licentie; geen schermen of hardware nodig

Wanneer kiest u wat?

Een kleine werf met vaste leveranciers en vijf bezoekers per week redt het prima met papier. Van zodra er per dag meer dan een handvol mensen door de poort komen, begint de wachttijd te wegen en wordt papier of film het knelpunt.

Werkt u met een vaste ploeg die hier weken blijft, dan is een portaal vooraf logisch. Wisselt de groep dagelijks, met chauffeurs die hier één keer komen, dan haalt de variant zonder installatiedrempel het. En werkt u met anderstalige ploegen, dan vallen papier en film af zodra u meer dan twee talen nodig hebt: de kostprijs per taal loopt daar snel op.

Hoe het via WhatsApp verloopt

In de praktijk ziet dat er zo uit: aan de poort hangt een QR-code. Iemand scant ze met zijn gsm, kiest zijn taal en krijgt de instructie als een korte reeks berichten. Op het einde volgen drie tot vijf vragen. Pas wanneer die juist beantwoord zijn, is de instructie afgerond en krijgt hij groen licht om de werf op te gaan. In uw dashboard staat nadien wie ze doorliep, wanneer, in welke taal en op welke versie.

Wat dat scheelt aan wachttijd aan de poort, leest u in het artikel over sneller door de poort.

Wilt u het zelf zien? Vraag de gratis demo aan en doorloop een poortinstructie op uw eigen gsm. Jan De Nul gebruikt die aanpak op werven waar de samenstelling van de groep elke dag verandert. Meer over de werkwijze vindt u op de pagina over poortinstructies.