Poortinstructie registreren: zo toont u aan wie ze volgde

Na een arbeidsongeval of tijdens een audit komt telkens dezelfde vraag: heeft deze persoon de instructie gekregen, wanneer, en heeft hij ze begrepen? Een map met handtekeningen beantwoordt enkel het eerste deel. Hieronder leest u wat u vastlegt in de registratie van uw poortinstructie, hoe lang u het bijhoudt en wat een auditor ervan wil zien.

Waarom vastleggen?

Er zijn drie momenten waarop het ertoe doet, en ze stellen alle drie een andere eis aan uw registratie.

De audit. Een auditor neemt een steekproef: hij kiest een naam en vraagt het dossier. U moet dat binnen enkele minuten kunnen tonen, niet na een namiddag zoeken.
Na een arbeidsongeval. Dan gaat het niet om een steekproef maar om één persoon, één datum en één versie van de instructie. Welke tekst kreeg die persoon precies te zien? Hebt u uw instructie ondertussen aangepast zonder de versies te bewaren, dan kunt u die vraag niet beantwoorden.
Aansprakelijkheid. Wie aannemers laat werken in zijn inrichting, moet volgens artikel 9, §1 van de welzijnswet nagaan of hun werknemers de passende vorming en instructies kregen, en hun een specifiek onthaal geven. Op een bouwwerf gelden de regels voor tijdelijke of mobiele bouwplaatsen. Uw dossier is het enige dat aantoont dat u dat gedaan hebt.

Wat legt u vast?

Vier velden volstaan, op voorwaarde dat ze alle vier volledig zijn. Daarbovenop vraagt de codex een document, ondertekend door wie het onthaal gaf, waaruit blijkt dat de nodige inlichtingen en instructies zijn gegeven.

Veld	Wat erin hoort	Waar het misloopt
Wie	Voor- en familienaam, firma, en de hoedanigheid waarin iemand kwam (bezoeker, chauffeur, aannemer).	Een handtekeningenlijst met onleesbare namen, of één paraaf van de ploegbaas voor de hele ploeg.
Wanneer	Datum en uur van afronding, niet van uitnodiging.	Een lijst met enkel een datum bovenaan de bladzijde.
Welke versie	Het versienummer of de datum van de instructietekst die deze persoon te zien kreeg.	De instructie is bijgewerkt en de oude tekst is overschreven.
Toetsresultaat	De gestelde vragen, de gegeven antwoorden en de score.	Enkel “afgerond”, zonder dat zichtbaar is waarop.

Toetsen: waarom dat meer oplevert dan een handtekening

Een handtekening toont aan dat iemand aanwezig was. Drie tot vijf vragen tonen aan dat de boodschap is aangekomen, en dat verschil telt na een incident.

Stel ze over wat hier kan mislopen, niet over definities, en in dezelfde taal als de instructie. Welke onderwerpen zich daartoe lenen, staat in de checklist om een poortinstructie op te stellen.

Hoe lang blijft een poortinstructie geldig?

De wetgeving noemt geen termijn. In de praktijk hanteren bedrijven er wel een: het Nederlandse RIVM stelde in zijn onderzoek naar poortinstructies vast dat de toetsen op het einde van een poortinstructie bij de onderzochte bedrijven een geldigheidsduur hadden van één tot twee jaar.

Een termijn is daarom nog niet het enige dat telt. Er zijn drie momenten waarop de instructie opnieuw moet, ongeacht de teller: wanneer de instructie zelf inhoudelijk gewijzigd is, wanneer de toestand op de werf veranderd is, en na een incident dat een nieuw risico blootlegt. Leg dat vast als beleid, anders wordt het een kwestie van wie eraan denkt.

Wat een auditor wil zien

Bij een VCA- of BeSaCC-audit valt de poortinstructie onder voorlichting en instructie: de auditor gaat na of iedereen die op de locatie werkt de instructie kreeg, uitzendkrachten inbegrepen, en of u dat per persoon kunt aantonen. Bij ISO 45001 ligt de klemtoon net iets anders: daar draait het om bewustzijn en competentie, en wil men ook zien dat u nagaat of de instructie effect heeft en dat u bijstuurt als dat niet zo is.

In beide gevallen geldt dezelfde praktische regel: wat u niet binnen de duur van het gesprek kunt tonen, telt niet mee. Hoe de verantwoordelijkheden tussen u en uw aannemers verdeeld zitten, komt aan bod in het artikel over werken met derden.

Automatisch vastgelegd en exporteerbaar

Het verschil tussen een werkbaar en een onwerkbaar dossier zit zelden in wat u vastlegt, wel in of het vanzelf gebeurt. Een registratie die iemand manueel moet overtikken, loopt achter zodra het druk wordt.

Met E-lia ontstaat de registratie terwijl de instructie doorlopen wordt: naam, firma, datum, taal, versie en toetsscore staan per persoon in uw dashboard. U exporteert ze naar Excel of pdf, of deelt een link met uw auditor zodat die zelf kan zoeken. Komt dezelfde chauffeur acht maanden later terug, dan ziet u meteen of zijn instructie nog geldig is.

Wat een poortinstructie precies is, leest u in het basisartikel. Meer over de aanpak op de pagina over poortinstructies.