Om half zeven staat de eerste vrachtwagen aan de poort, om kwart voor zeven de tweede, en tegen zeven uur staat de rij tot op de baan. Niemand doet iets verkeerd: iedereen wacht netjes op zijn instructie. Toch kost die ochtend u meer dan u denkt. Hieronder leest u wat een wachtrij werkelijk kost en hoe u de toegangscontrole op de werf versnelt.
Wat aanschuiven aan de poort kost
Reken het eens na met uw eigen cijfers. Stel: veertig mensen per ochtend, en elk van hen is zes minuten kwijt aan aanmelden, instructie en controle.
De getallen hierboven zijn aannames, geen onderzoekscijfers; vul uw eigen aantallen in en de grootteorde blijft overeind. En dan is enkel de wachttijd geteld. Wat erbij komt is moeilijker te becijferen maar daarom niet minder echt: een kraan die stilstaat omdat de machinist nog aan het onthaal staat, een levering die haar tijdslot mist, en een onthaalmedewerker die een halve ochtend niets anders doet dan formulieren uitdelen.
Waar de tijd precies zit
Een wachtrij ontstaat zelden door één trage stap. Het zijn er drie, en ze stapelen op elkaar.
De instructie zelf
De grootste post, en de enige die inhoudelijk moet gebeuren. Een film van tien minuten in het onthaallokaal is tien minuten per persoon, en met één scherm staan nummer twee en drie te wachten tot nummer één klaar is. De instructie zelf is het probleem niet; dat ze hier en nu moet gebeuren, is het probleem.
De registratie
Naam, firma, nummerplaat, handtekening. Op papier kost dat een minuut of twee per persoon, plus het overtikken nadien. Wie in een map bladert om na te gaan of iemand vorig jaar al langskwam, is zo vijf minuten verder.
De controle
Heeft hij de instructie gehad, is ze nog geldig, en heeft hij de attesten die voor dit werk nodig zijn? Zonder systeem is dat een vraag aan de werfleider, en die staat op dat moment ergens op de werf.
Vooraf instrueren in plaats van aan de poort
De snelste poort is de poort waar niets meer hoeft te gebeuren. Dat lukt door de instructie los te koppelen van het moment van aankomst.
Stuur de QR-code mee met de uitnodiging of de werkbon, zodat iemand de instructie onderweg of de avond voordien doorloopt. Komt iemand onaangekondigd, dan hangt dezelfde QR-code aan de poort: hij scant met zijn eigen gsm en doorloopt de instructie terwijl hij in de cabine zit, in plaats van binnen aan een balie. Beide wegen leiden naar dezelfde registratie, en in geen van beide gevallen moet er iemand op een scherm wachten.
Welke vorm daarbij past en wat elke vorm aan wachttijd kost, staat in het overzicht van digitale poortinstructies.
Wie de instructie al had, rijdt door
De tweede winst zit bij terugkerende bezoekers. Een chauffeur die hier wekelijks lost, heeft geen nieuwe instructie nodig; die moet enkel aantoonbaar nog geldig zijn.
Leg daarom per persoon vast wanneer hij de instructie doorliep en op welke versie, en spreek af hoe lang ze geldig blijft. Aan de poort is het dan één scan: geldig, groen licht. Vervallen of een nieuwe versie, dan start de instructie opnieuw. Dat onderscheid maakt het verschil tussen veertig instructies per ochtend en vijf.
Het scheelt ook dat u per doelgroep een eigen QR-code met een eigen instructie kunt aanbieden: een chauffeur hoeft de volledige aannemersinstructie niet te doorlopen. Hoe u dat indeelt, staat in het artikel over doelgroepen.
Zo pakt Jan De Nul het aan
Bij Jan De Nul wisselt de samenstelling van de groep aan de poort elke dag: vaste medewerkers, onderaannemers, chauffeurs, leveranciers en bezoekers. De aanpak daar telt vier stappen: scannen, aanmelden, instructie doorlopen, goedkeuring. Geen app om te installeren, geen inlogcode, enkel de camera van de eigen gsm en WhatsApp, e-mail of webchat.
Omdat het afronden van de instructie de voorwaarde is om de werf op te mogen, is er ook geen discussie meer over wie wat kreeg. De registratie ontstaat onderweg, niet achteraf.
Wat een poortinstructie precies is en wanneer ze verplicht is, leest u in het basisartikel. Meer over de aanpak op de pagina over poortinstructies.
Van vier uur wachten naar vier stappen
Scannen, aanmelden, instructie, goedkeuring. Geen app, geen inlogcode, en de registratie staat meteen goed.
